So erstellen Sie eine Skype-Besprechung in Outlook

Skype und Outlook sind zwei beliebte Tools zum Kommunizieren und Organisieren von Arbeitsaufgaben. Diese Kombination eröffnet neue Möglichkeiten für effektive Kommunikation und Zusammenarbeit. Wenn Sie beide Apps verwenden, können Sie ganz einfach Skype-Meetings direkt aus Outlook erstellen.

Durch das Erstellen einer Skype-Besprechung in Outlook können Sie die einfache Planung und Organisation von Besprechungen in Outlook mit den Funktionen von Skype für Videokonferenzen und Echtzeit-Kommunikation kombinieren. Sie müssen nicht mehr zwischen den beiden Apps wechseln - Sie können jetzt eine Skype-Besprechung erstellen und die Einladung sofort aus Outlook senden.

Um eine Skype-Besprechung in Outlook zu erstellen, öffnen Sie den Kalender in Outlook, und wählen Sie Datum und Uhrzeit des Termins aus. Klicken Sie dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Skype-Besprechung erstellen". Wählen Sie die gewünschte Dauer des Meetings sowie den Namen und die Details des Meetings aus. Sie müssen auch eine Liste der eingeladenen Teilnehmer auswählen, an die die Einladung zur Teilnahme an der Besprechung gesendet wird.

Nachdem Sie eine Skype-Besprechung erstellt haben, fügt Outlook der Einladung automatisch einen Link zum Verbinden mit der Besprechung hinzu. Teilnehmer, die Ihre Einladung erhalten haben, können einfach auf diesen Link klicken und über Skype an der Besprechung teilnehmen. Sie können auch zusätzliche Besprechungsdetails oder Anweisungen für die Teilnehmer im Einladungstext hinzufügen.

Vorbereiten der Erstellung einer Besprechung

Bevor Sie eine Besprechung in Skype in Outlook erstellen, müssen Sie einige vorbereitende Schritte ausführen. Mit diesen Schritten können Sie sicherstellen, dass sich alle erforderlichen Meeting-Teilnehmer in Ihrer Kontaktliste befinden, und Sie können auch zusätzliche Besprechungseinstellungen konfigurieren.

Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie überprüfen sollten, bevor Sie eine Besprechung erstellen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten Versionen von Skype und Outlook auf Ihrem Computer installiert haben.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Skype-Kontaktliste verfügen, die alle Teilnehmer einer anstehenden Besprechung enthält.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach in Outlook haben.
4. Denken Sie an das Thema und das Datum der Besprechung, um sie beim Erstellen eines Ereignisses in Outlook anzugeben.
5. Entscheiden Sie, ob Sie automatisch Einladungen an die E-Mail-Adressen der Meeting-Teilnehmer senden möchten.

Nachdem Sie alle diese Schritte ausgeführt haben, können Sie eine Skype-Besprechung in Outlook erstellen. Jetzt können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, der als «Erstellen einer Besprechung» bezeichnet wird.

Hinzufügen von Besprechungsmitgliedern zu Outlook

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einer Skype-Besprechung in Outlook Teilnehmer hinzuzufügen:

1. Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zum Kalender.
2. Erstellen Sie ein neues Kalenderelement, indem Sie die Option "Neue Besprechung" auswählen.
3. Wechseln Sie im Fenster "Ereignis erstellen" zum Abschnitt "Teilnehmer".
4. Beginnen Sie mit der Eingabe der Namen oder E-Mail-Adressen der Meeting-Teilnehmer.
5. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, schlägt Outlook automatisch mögliche Kontakte vor, die dieser Adresse zugeordnet sind.
6. Wählen Sie die gewünschten Kontakte aus der Liste aus, oder geben Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer weiter ein.
7. Klicken Sie nach dem Hinzufügen aller Teilnehmer auf OK oder Speichern.

Alle hinzugefügten Teilnehmer sehen die Besprechung nun in ihrem Kalender und erhalten Benachrichtigungen darüber.

Planen von Zeit und Dauer eines Meetings

Befolgen Sie diese Anweisungen, um die Zeit und Dauer einer Besprechung in Outlook zu planen:

1.

Öffnen Sie den Kalender in Outlook.

2.

Erstellen Sie ein neues Ereignis und füllen Sie die Felder mit den Besprechungsinformationen aus (Name, Ort, Teilnehmer).

3.

Wählen Sie im Feld "Start" das Datum und die Uhrzeit für den Beginn des Meetings aus.

4.

Wählen Sie im Feld Ende das Datum und die Uhrzeit für das Ende der Besprechung aus.

5.

Bestimmen Sie die Zeit, die jedem Tagesordnungspunkt mit den Zeitplanpunkten zugewiesen wird.

6.

Berücksichtigen Sie die Dauer der einzelnen Punkte, und stellen Sie sicher, dass die Gesamtdauer der Besprechung die geplante Zeit nicht überschreitet.

7.

Bestätigen und speichern Sie das Ereignis.

Mit diesen Schritten können Sie die Zeit und Dauer eines Meetings effektiv planen, um die Entscheidungsfindung und das Erreichen von Arbeitszielen zu verbessern.

Auswählen des Meetingtyps und Festlegen von Optionen

Microsoft Outlook stellt verschiedene Arten von Meetings bereit, um die unterschiedlichen Anforderungen des Teams zu erfüllen. Wenn Sie eine Besprechung in Outlook erstellen, werden Sie aufgefordert, den Besprechungstyp auszuwählen und verschiedene Optionen für eine optimale Kommunikation zu konfigurieren.

Arten von Besprechungen

Es gibt drei Haupttypen von Besprechungen in Outlook:

1. Versammlung: Dies ist der standardmäßige Besprechungstyp. Es eignet sich für normale Meetings oder Diskussionen. Im Rahmen solcher Meetings können sich Benutzer gegenseitig anrufen, Nachrichten austauschen und Video-Chats durchführen.
2. Die Konferenz: Diese Art von Meeting ist für größere Gruppen gedacht und eignet sich für Präsentationen, Schulungen oder Seminare. Alle Meeting-Funktionen sind innerhalb einer Konferenz verfügbar, jedoch mit der Möglichkeit, die Teilnehmer zu verwalten.
3. Treffen im Internet: Mit dieser Art von Besprechung können Sie online Besprechungseinladungen erstellen und eine Verbindung mit ihnen über Skype herstellen. Teilnehmer erhalten einen Link, um an einem Meeting teilzunehmen, und können ohne Skype-Konto teilnehmen.

Optionen anpassen

Nachdem Sie den Meeting-Typ ausgewählt haben, können Sie verschiedene Optionen konfigurieren:

• Datum und Uhrzeit: Geben Sie das Datum und die Uhrzeit für den Beginn und das Ende der Besprechung an. Sie können auch eine regelmäßige Besprechung hinzufügen, indem Sie ein Wiederholungsintervall festlegen.
• Thema und Beschreibung: Geben Sie ein kurzes Meeting-Thema und eine detaillierte Beschreibung an, damit die Teilnehmer wissen, worum es geht.
• Teilnehmer: Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer oder Gruppen hinzu, mit denen Sie das Meeting abhalten möchten.
• Veranstalter: Wählen Sie den Namen des Besprechungsorganisators aus. Er erhält eine Einladung und kann die Besprechung verwalten, z. B. Teilnehmer hinzufügen oder entfernen.
• Wiederholung: Legen Sie die Wiederholungsoptionen für regelmäßige Besprechungen fest, z. B. "wöchentlich" oder "monatlich".

Nachdem Sie alle Optionen konfiguriert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, und Outlook erstellt die Besprechung automatisch und sendet die Einladung an die Teilnehmer.

Senden einer Besprechungsanfrage

Sie können eine Besprechungsanfrage in Skype mit Outlook senden. Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um eine Besprechungsanfrage aus Outlook zu erstellen und zu senden:

1. Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zum Kalender.
2. Wählen Sie den Tag und die Uhrzeit des Meetings aus, zu dem Sie die Einladung senden möchten.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das ausgewählte Datum und die ausgewählte Uhrzeit und wählen Sie "Neues Element" -> "Besprechung".
4. Geben Sie im angezeigten Meeting-Fenster die erforderlichen Informationen ein: das Thema der Besprechung, die Teilnehmer, die Dauer und andere Details.
5. Geben Sie im Feld "Ort" "Skype" ein.
6. Geben Sie im Feld "Skype-Besprechung" einen Link zu einer Skype-Besprechung ein.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Besprechungsanfrage zu senden.

Nachdem sie die Einladung gesendet haben, erhalten die Teilnehmer eine Besprechungsbenachrichtigung in Outlook und können über den Link, den Sie in der Einladung angegeben haben, der Besprechung in Skype beitreten. Auf diese Weise können sie von jedem Ort aus an einem Meeting teilnehmen, an dem sie Zugang zum Internet haben.

Abhalten einer Besprechung in Skype über Outlook

Um eine Besprechung in Skype über Outlook zu erstellen, müssen Sie einige einfache Schritte ausführen:

1. Erstellen Sie ein neues Ereignis in Ihrem Outlook-Kalender.

Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie zu Ihrem Kalender. Richten Sie ein neues Ereignis ein, indem Sie die erforderlichen Details wie den Namen des Meetings, das Start- und Enddatum und die Start- und Endzeit sowie eine Liste der eingeladenen Teilnehmer angeben.

2. Fügen Sie einen Besprechungslink in Skype hinzu.

Fügen Sie im Feld "Beschreibung" des neuen Ereignisses einen Skype-Besprechungslink hinzu. Öffnen Sie dazu die Skype-App und erstellen Sie eine neue Besprechung. Kopieren Sie dann den Besprechungslink, und fügen Sie ihn in das Feld Beschreibung im Outlook-Kalender ein.

3. Senden einer Einladung an Teilnehmer.

Speichern Sie die Änderungen am neuen Ereignis und senden Sie die Einladung an die Teilnehmer. Alle eingeladenen Personen erhalten eine Besprechungsbenachrichtigung mit Titel, Datum und Uhrzeit sowie einem Link zu der Besprechung in Skype über Outlook.

Nachdem Sie die Einladungen an die Teilnehmer gesendet haben, können alle Teilnehmer über Outlook an der Skype-Besprechung teilnehmen, indem sie einfach auf den Link in der Benachrichtigung klicken. So wird das Abhalten virtueller Besprechungen mit Skype über Outlook zu einem praktischen und sofortigen Prozess, der die Zeit für die Organisation und Zusammenarbeit verringert.

Denken Sie daran, Skype zu installieren und ein Konto einzurichten, bevor Sie diese Funktion in Outlook verwenden.