Ein Vorabbericht ist ein Dokument, das von einem Mitarbeiter ausgefüllt wird, der Geld vom Arbeitgeber erhalten hat, um die Kosten während einer Dienstreise zu decken oder andere arbeitsbezogene Aufgaben zu erledigen. Es stellt einen Bericht über alle Kosten dar und wird bereitgestellt, um die Verwendung von Geldern gemäß den Regeln der Organisation zu bestätigen.
Sie können eine Excel-Tabelle verwenden, um einen Vorausbericht einfach auszufüllen. Es ermöglicht Ihnen, den Prozess der Berechnung von Beträgen zu automatisieren und Änderungen leicht vorzunehmen. In diesem Artikel erhalten Sie eine schrittweise Anleitung zum Ausfüllen eines Vorabberichts mit einem Beispiel in Excel.
Bevor Sie mit dem Ausfüllen des Vorabberichts beginnen, sollten Sie sich mit den Anforderungen und Regeln des Unternehmens für das Ausfüllen vertraut machen. Dies wird dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und die Wahrscheinlichkeit einer Kostenerstattung zu verringern. Berücksichtigen Sie beim Ausfüllen des Berichts alle erforderlichen Details und geben Sie detaillierte Informationen zu den einzelnen Ausgaben an.
Excel-Beispielfüllungsvorabbericht:
Um einen Vorausbericht zu erstellen, benötigen Sie ein Excel-Programm und eine Vorlage, die Sie herunterladen oder selbst erstellen können. Ein Bericht besteht normalerweise aus mehreren Hauptabschnitten: mitarbeiterinformationen, Reise- oder Projektinformationen, Kostenliste und kumulative Informationen.
Im Abschnitt "Mitarbeiterinformationen" werden der Name, die Position des Mitarbeiters und die Kontaktdaten des Mitarbeiters angegeben. Der Einfachheit halber können Sie Felder zur Eingabe des Datums und der Unternehmensbereiche hinzufügen.
Der Abschnitt "Dienstreise- oder Projektinformationen" enthält Informationen zum Reiseziel oder Projekt, zum Start- und Enddatum, zum Wohnort und zu anderen Informationen im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise oder einem Projekt.
Die Ausgabenliste ist einer der Schlüsselabschnitte des Vorabberichts. Hier sind alle Kosten aufgeführt, die einem Mitarbeiter während einer Geschäftsreise oder Projektausführung entstanden sind. Kosten können von verschiedenen Arten sein - es können Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport usw. sein. Für jede Ausgabe müssen Sie ein Datum, eine Beschreibung, einen Betrag angeben und optional eine Quittung oder andere Dokumente anhängen.
Die kumulativen Informationen geben den Gesamtbetrag des vom Mitarbeiter erhaltenen Vorschusses und den Betrag an, der nach Abschluss der Geschäftsreise oder des Projekts zurückgegeben werden muss. Sie können auch Felder für Kommentare und Beschriftungen hinzufügen.
Wenn Sie einen Vorausbericht in Excel ausfüllen, können Sie die Buchhaltung und Kontrolle von Finanztransaktionen automatisieren und die Berichterstellung für das Management und die Buchhaltung vereinfachen. Wenn Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgen und die fertige Vorlage verwenden, können Sie den Vorausbericht einfach und genau in Excel ausfüllen.
Warum wird ein Vorabbericht benötigt und wo kann ich ihn erhalten?
Mit einem Vorabbericht können Sie den Cashflow innerhalb des Unternehmens überwachen und deren ordnungsgemäße Verwendung überwachen. Dieses Dokument spielt eine wichtige Rolle bei der Kostenrechnung und hilft dabei, finanzielle Unstimmigkeiten oder Unklarheiten zu vermeiden.
Ein ordnungsgemäß ausgefüllter Vorabbericht ermöglicht auch die Berücksichtigung von Vorabzahlungen in der Steuerberichterstattung, was hilft, Probleme mit dem Steuerdienst zu vermeiden.
Wo kann ich einen Vorabbericht erhalten? In den meisten Fällen werden Vorabberichte von Organisationen oder Unternehmern selbst für ihre Mitarbeiter bereitgestellt. Dies sind normalerweise Excel-Dateien, die von Buchhaltungs- oder Finanzdiensten vorab erstellt wurden.
Wenn Ihre Organisation keine Vorabberichtsvorlagen bereitstellt, können Sie die im Internet angebotenen Muster verwenden. Eine Vielzahl von Online-Diensten und -Ressourcen stellt vorgefertigte Anzahlungsformulare für verschiedene Geschäftsfelder und Steuersysteme bereit.
| Vorteile der Verwendung vorgefertigter Vorabberichtsvorlagen: |
|---|
| 1. Zeitersparnis – Sie müssen keinen Bericht von Grund auf neu erstellen; |
| 2. Bequemlichkeit – Vorgefertigte Vorlagen enthalten einen vollständigen Satz von erforderlichen Feldern und Formeln, um automatisch Beträge zu zählen; |
| 3. Zuverlässigkeit – Die von professionellen Dienstleistungen bereitgestellten Anzahlungsformulare entsprechen in der Regel den gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen; |
| 4. Flexibilität - Sie können eine geeignete Vorlage für die verschiedenen Aktivitäten und Ausgabenrichtlinien des Unternehmens finden; |
| 5. Zuverlässigkeit – Die von professionellen Dienstleistungen bereitgestellten Anzahlungsformulare entsprechen in der Regel den gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen; |
Mit welchen Daten wird ein Vorausbericht in Excel ausgefüllt?
Ein Vorabbericht in Excel besteht aus mehreren Abschnitten, in denen verschiedene Daten ausgefüllt werden. Je nach Organisation und den festgelegten Regeln kann sich die Struktur und der Inhalt des Vorabberichts leicht unterscheiden, enthält jedoch im Allgemeinen die folgenden Daten:
| Zeilennummer | Benennung des Indikators | Datenbeschreibung | Beispielwert |
|---|---|---|---|
| 1 | NAME des Mitarbeiters | Nachname, Vorname und Vatersname des Mitarbeiters, für den der Bericht erstellt wird | Ivanov Ivan Ivanovich |
| 2 | Berufsbezeichnung | Die Position des Mitarbeiters, für den der Bericht erstellt wird | Manager |
| 3 | Datum des Ausfüllens des Berichts | Das Datum, an dem der Bericht ausgefüllt wurde | 01.01.2025 |
| 4 | Reisedauer | Der Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise geht | 01.01.2025 - 10.01.2025 |
| 5 | Zweck der Geschäftsreise | Das Ziel und die Aufgaben, die im Rahmen einer Geschäftsreise erfüllt werden müssen | Verhandlungen mit Partnern führen |
| 6 | Vorauszahlung | Der Geldbetrag, der einem Mitarbeiter als Vorschuss für eine Geschäftsreise ausgestellt wurde | 10 000 Griwna |
| 7 | Reisekosten | Eine detaillierte Beschreibung aller Kosten, die einem Mitarbeiter während einer Geschäftsreise entstehen | transportkosten, Unterkunft, Verpflegung usw. |
| 8 | Belege | Liste der an den Bericht angefügten Dokumente, die die Kosten belegen | quittungen, Schecks, Verträge usw. |
| 9 | Unterschrift eines Mitarbeiters | Unterschrift des Mitarbeiters, der den Bericht erstellt hat | Ivanov I.I. |
| 10 | Unterschrift des Vorgesetzten | Unterschrift des Vorgesetzten, der den Bericht genehmigt hat | Petrov P.P. |
Dies sind die Stammdaten, die normalerweise in einem Vorausbericht in Excel ausgefüllt werden. Darüber hinaus wird normalerweise eine Kappe mit dem Namen der Organisation und ihren Requisiten oben angegeben, sowie zusätzliche Felder, die von der Organisation entsprechend ihren Anforderungen und Richtlinien festgelegt werden können.
Schrittweise Anleitung zum Ausfüllen eines Vorabberichts in Excel:
Schritt 1: Öffnen Sie Excel, und erstellen Sie eine neue Tabelle.
Schritt 2: Geben Sie in der ersten Spalte die Spaltennamen ein: "Datum", "Kostenbeschreibung", "Betrag".
Schritt 3: Füllen Sie in den folgenden Zeilen die Tabelle mit Ihren Daten aus. Geben Sie in der Spalte "Datum" das Datum für jeden Verbrauch an, in der Spalte "Kostenbeschreibung" eine kurze Beschreibung dessen an, wofür das Geld ausgegeben wurde, und geben Sie in der Spalte "Betrag" den Betrag für jeden Verbrauch an.
Schritt 4: Fügen Sie unter der Tabelle eine Zeile mit dem Namen "Gesamt" hinzu und berechnen Sie in der Spalte "Betrag" den Gesamtbetrag Ihrer Ausgaben. Verwenden Sie dazu die Formel "= BETRÄGE (Name des Betrugsbereichs)".
Schritt 5: Fügen Sie unter der Tabelle eine Zeile mit dem Namen "Kommentare" hinzu und geben Sie gegebenenfalls weitere Informationen oder Erklärungen ein.
Schritt 6: Speichern Sie die Tabelle im Excel-Format, indem Sie den Dateinamen und den zu speichernden Pfad angeben.
Schritt 7: Überprüfen Sie die Tabelle auf korrekte Füllung und Summengenauigkeit. Stellen Sie sicher, dass alle Angaben korrekt sind.
Schritt 8: Drucken Sie den ausgefüllten Vorausbericht aus oder senden Sie ihn elektronisch an die angegebene Adresse oder per E-Mail.
Wenn Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgen, können Sie den Vorausbericht in Excel korrekt ausfüllen und vollständige und genaue Informationen zu Ihren Ausgaben bereitstellen.
Welche Daten werden in den Vorausbericht eingegeben und wie kann ich sie richtig ausstellen?
Erstellung eines Vorausberichts erfordert Genauigkeit und Genauigkeit bei der Eingabe von Daten. Hier sind die Daten, die normalerweise in einen Vorausbericht eingegeben werden:
- Datum: das Datum, an dem der Bericht erstellt wurde, wird angegeben.
- NAME des Mitarbeiters: geben Sie den vollständigen NAMEN des Mitarbeiters ein, für den der Bericht erstellt wurde.
- Zweck der Dienstreise (Dienstreise): beschreibt den Zweck einer Dienstreise oder Dienstreise, für die ein Vorschuss erteilt wurde.
- Dauer der Dienstreise (Dienstreise): gibt den Zeitraum an, in dem die Vorauszahlung gültig ist.
- Vorauszahlung: es wird die Höhe der finanziellen Mittel angegeben, die dem Mitarbeiter als Vorschuss zur Verfügung gestellt wurden.
- Form der Auszahlung: es wird die Form der Vorauszahlung angegeben (Bargeld, bargeldlose Mittel, Karte usw.).
- Grundlage für Vorauszahlung: es wird die Basis angegeben, auf der der Vorschuss ausgestellt wurde (Vertrag, Auftrag usw.).
- Ein Kommentar: im Kommentarfeld können Sie zusätzliche Informationen oder Erläuterungen zu den Ausgaben hinzufügen.
Beachten Sie bei der Erstellung eines Vorausberichts die folgenden Regeln:
- Genauigkeit der Daten: alle in den Vorausbericht eingegebenen Daten müssen korrekt sein und den tatsächlichen Ausgaben entsprechen.
- Klarheit und Klarheit: wenn Sie Ausgaben beschreiben, sollten Sie klar und klar sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Strukturiertheit: die Daten im Bericht müssen strukturiert dargestellt werden, um die Wahrnehmung zu erleichtern.
- Alle erforderlichen Teile angeben: sie müssen alle Details angeben, die bei der Überprüfung des Berichts wichtig sein können.
- Speichern der Dokumentation: sie müssen alle Quittungen, Rechnungen und andere Aufwendungsnachweise aufbewahren, um sie bei Bedarf zur Verfügung zu stellen.
Die Einhaltung der Regeln für die Erstellung eines Vorabberichts hilft, Fehler zu vermeiden und erleichtert die Überprüfung und Genehmigung des Berichts durch die Finanzabteilung. Jeder Punkt im Vorausbericht muss sorgfältig ausgefüllt und überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind und die tatsächlichen Kosten übereinstimmen.
