Microsoft Outlook ist eines der beliebtesten E-Mail-Programme für geschäftliche und private Zwecke. Die Outlook 2010-Version bietet viele Funktionen, einschließlich der Möglichkeit, einen Anrufbeantworter einzurichten. Die automatische Antwort ist eine Funktion, mit der Sie automatisch Antworten an diejenigen senden können, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit E-Mails gesendet haben. Dies ist sehr praktisch, wenn Sie im Urlaub, auf einer Geschäftsreise sind oder einfach nur beschäftigt sind und nicht in der Lage sind, auf E-Mails zu antworten.
Das Einrichten einer automatischen Antwort in Outlook 2010 ist ziemlich einfach, und in diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie dies tun können:
Schritt 1: Öffnen des Abschnitts "Datei"
Öffnen Sie zunächst Outlook 2010 und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" in der oberen linken Ecke des Programmfensters. Wählen Sie im angezeigten Menü die Option "Informationen" aus.
Schritt 2: Auswahl der Option "Automatische Antwort"
Im Abschnitt "Info" wird oben auf dem Bildschirm eine Liste der Mailbox-Einstellungen angezeigt. Ein Punkt wäre "Automatische Antwort". Klicken Sie darauf, um zu den Einstellungen für den Anrufbeantworter zu gelangen.
Schritt 3: Aktivieren des Anrufbeantworters
Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Fenster "Einstellungen für den Anrufbeantworter" das Kontrollkästchen neben "Automatische Antwort senden". Hier können Sie auch den Zeitraum angeben, in dem die automatische Antwort aktiv ist.
Sie können auch zwei Optionen auswählen: "Automatische Antwort nur an Kontakte senden" und "Automatische Antwort innerhalb der Organisation senden". Mit diesen Optionen können Sie die Liste der Empfänger einer automatischen Antwort auf Kontakte oder Benutzer in Ihrer Organisation beschränken.
Nachdem Sie die Konfiguration des Anrufbeantworters abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu speichern und das Fenster zu schließen.
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die automatische Antwort in Outlook 2010 erfolgreich konfiguriert. Das Programm wird jetzt automatisch automatische Antworten an alle senden, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit E-Mails senden. Dies wird Ihnen helfen, ein professionelles Image zu erhalten und wichtige Nachrichten wichtiger Kunden und Partner nicht zu verpassen.
Öffnen Sie Outlook 2010
Um die automatische Antwort in Outlook 2010 einzurichten, öffnen Sie zuerst das Programm. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie unten auf dem Bildschirm zum Startmenü.
- Suchen Sie in der Liste der Programme nach "Microsoft Office".
- Erweitern Sie die Liste der Microsoft Office-Programme und klicken Sie auf den Ordner "Microsoft Outlook 2010".
- Warten Sie eine Weile, bis das Programm geladen ist.
Jetzt haben Sie Outlook 2010 geöffnet und können mit dem Einrichten der automatischen Antwort beginnen.
Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei"
Um die automatische Antwort in Outlook 2010 zu konfigurieren, müssen Sie das Programm öffnen und zur Registerkarte "Datei" in der oberen linken Ecke des Programmfensters wechseln.
Auf dieser Registerkarte befindet sich das Hauptmenü von Outlook, in dem Sie alle notwendigen Werkzeuge zum Einrichten von E-Mails und anderen Funktionen finden können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen" am unteren Bildschirmrand auf der Registerkarte "Datei", um die Optionen für die automatische Antwort zu öffnen.
Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Optionen" geklickt haben, wird ein Popup-Menü angezeigt. In diesem Menü müssen Sie den Eintrag "Anrufbeantworter" auf der linken Seite des Fensters auswählen.
Sie können jetzt eine automatische Antwort in Outlook 2010 konfigurieren, indem Sie den Anweisungen im angezeigten Fenster "Autoresponder" folgen. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Text der automatischen Antwort anzugeben, das Start- und Enddatum der automatischen Antwort auszuwählen und die Empfänger zu bestimmen, an die die automatische Antwort gesendet werden soll.
1. Öffnen Sie Outlook 2010, und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei".
2. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Menü die Option "Optionen" aus.
3. Wählen Sie im Fenster "Outlook-Optionen" die Registerkarte "Andere" aus.
6. Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen für die automatische Antwort zu speichern.
Sie haben jetzt eine automatische Antwort in Outlook 2010 eingerichtet und alle eingehenden Nachrichten erhalten automatisch die von Ihnen festgelegte Antwort.
Klicken Sie auf "Automatische Antwort aktivieren"
Nachdem Sie die grundlegenden Einstellungen von Outlook 2010 verstanden haben, können Sie mit der Konfiguration des Anrufbeantworters fortfahren. Um dies zu tun, klicken Sie im Hauptmenü des Programms auf die Registerkarte "Datei".
Wählen Sie auf der sich öffnenden Seite die Registerkarte "Informationen", auf der Sie die verschiedenen Einstellungen für Ihr Postfach finden. Sehen Sie sich auf dieser Registerkarte den Abschnitt "Anrufbeantworter" an und klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatische Antwort".
Danach wird das Fenster "Einstellungen für den Anrufbeantworter" angezeigt. Geben Sie in diesem Fenster das Start- und Enddatum für die automatische Antwort ein und geben Sie den Text der Nachricht ein, die Ihre Gesprächspartner während Ihrer Abwesenheit erhalten.
Wenn Sie den Versand einer automatischen Antwort einschränken möchten, wählen Sie die Registerkarte "Externe Absender" und setzen Sie das Häkchen neben der Option "Absender im Adressbuch dieser Serviceorganisation". Dadurch können Sie nur auf E-Mails antworten, die Sie von Adressen erhalten haben, die sich in Ihrem Adressbuch befinden.
Nachdem Sie die automatische Antwort konfiguriert haben, klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche OK. Sie müssen nur auswählen, ob Sie die Änderungen speichern möchten: "Regel jetzt speichern" oder "Jetzt nicht speichern".
Nachdem Sie nun die automatische Antwort aktiviert haben, erhalten alle Absender, die Ihnen innerhalb des angegebenen Zeitraums eine E-Mail senden, automatisch Ihre Nachricht, dass Sie vorübergehend nicht verfügbar sind. Beachten Sie, dass die automatische Antwort nur funktioniert, wenn der Computer eingeschaltet ist, auf dem Outlook 2010 installiert ist und ausgeführt wird.
Geben Sie den Text für die automatische Antwort ein und speichern Sie die Einstellungen
In diesem Schritt müssen Sie einen Text eingeben, der automatisch als Antwort auf die von Ihnen empfangene E-Mail gesendet wird. Sie können jede Nachricht schreiben, die Sie für richtig halten. Vergessen Sie nicht anzugeben, dass Sie vorübergehend abwesend sind und Ihre Möglichkeiten zur Beantwortung von E-Mails begrenzt sind.
Darüber hinaus können Sie zusätzliche Details angeben, die für Ihre Empfänger nützlich sein können. Sie können beispielsweise einen Zeitraum angeben, in dem Sie nicht auf E-Mails antworten können, und bei dringender Notwendigkeit alternative Kommunikationswege vorschlagen.
Vergessen Sie nicht, die Einstellungen zu speichern, nachdem Sie Text für die automatische Antwort eingegeben haben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Speichern" oder "OK". Jetzt erhalten alle E-Mails, die Sie erhalten, eine automatische Antwort mit der von Ihnen angegebenen Nachricht, die Ihnen hilft, Missverständnisse zu vermeiden und darauf zu warten, dass Ihre Kontakte beantwortet werden.
