Jira - es ist ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool, das es Teams ermöglicht, ihre Arbeit effizient zu organisieren. Eines der wichtigsten Funktionselemente von Jira ist der Workflow, der die Abfolge von Aktionen, Ereignissen und Status definiert, durch die eine Aufgabe vom Zeitpunkt der Erstellung bis zur Fertigstellung durchläuft. Der Aufbau eines effizienten und flexiblen Workflows ist ein wichtiger Schritt, um die Funktionen von Jira optimal zu nutzen.
In diesem Artikel erhalten Sie eine ausführliche Anleitung zum Erstellen eines Workflows in Jira, mit der Sie Ihren Workflow an die individuellen Anforderungen Ihres Teams anpassen können. Wir werden die grundlegenden Schritte zum Erstellen eines Workflows untersuchen, einschließlich der Konfiguration von Status, Transitionen und zugehörigen Aufgabeneigenschaften.
Bevor Sie mit der Erstellung eines neuen Workflows beginnen, sollten Sie die vorhandenen Workflows analysieren und ermitteln, welche Änderungen und Verbesserungen vorgenommen werden müssen. Dadurch werden unerwünschte Fehler vermieden und die Konsistenz und Effizienz des neuen Workflows gewährleistet.
Was ist ein Workflow in Jira und warum wird er benötigt
Ein Workflow in Jira ist eine Reihe von Regeln und Schritten, die die Aufgabenverwaltungsprozesse in einem System definieren. Es bietet eine strukturierte und konsistente Bewegung der Aufgabe von der Erstellung bis zur Fertigstellung.
Der Workflow bestimmt, welche Aktionen Benutzer für Aufgaben ausführen können und in welcher Reihenfolge. Es definiert auch den verfügbaren Status einer Aufgabe, die Übergänge zwischen ihnen und Regeln zum Ausführen bestimmter Aktionen in einer Aufgabe.
Der Hauptzweck der Verwendung von Workflow in Jira besteht darin, Workflows zu standardisieren und zu automatisieren. Es hilft, die Aktivitäten des Teams zu straffen, die Transparenz der Prozesse zu erhöhen und die Effizienz des Teams zu erhöhen.
Mit Workflow können Sie ganz einfach den Fortschritt von Aufgaben verfolgen, anzeigen, wer an ihnen arbeitet und Fälligkeitsdaten festlegen. Dies fördert eine effizientere Kommunikation und Teamzusammenarbeit und verbessert die Kontrolle und Planung von Projekten.
Darüber hinaus können Sie mit Workflow eigene Prozesse erstellen und sie an die spezifischen Anforderungen eines Teams oder Projekts anpassen. Dies ermöglicht es, das Jira-System an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen und die Arbeitsprozesse zu optimieren.
Insgesamt ist der Workflow in Jira ein wesentlicher Bestandteil des Systems, das das einfache und effiziente Projekt- und Aufgabenmanagement ermöglicht. Ein ordnungsgemäß konfigurierter Workflow verbessert die Prozesse, erhöht die Produktivität und erleichtert die erfolgreiche Ausführung von Projekten.
Schritt 1: Erstellen eines Boards in Jira
Um ein Board in Jira zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich bei Ihrem Jira-Konto an Um mit Jira zu beginnen, müssen Sie sich bei Ihrem Plattformkonto anmelden. Geben Sie dazu Ihre Anmeldeinformationen (Login und Passwort) auf der Anmeldeseite ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden.
- Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie das Board erstellen möchten Nachdem Sie sich in Ihrem Konto angemeldet haben, wird Ihnen eine Liste mit Projekten zur Verfügung stehen. Wählen Sie das gewünschte Projekt aus, für das Sie ein Whiteboard erstellen möchten. Wenn Sie noch kein Projekt haben, erstellen Sie es gemäß den Anweisungen der Plattform.
- Gehe zur Whiteboard-Seite Suchen Sie auf der Seite des ausgewählten Projekts nach dem Abschnitt "Pinnwände" und klicken Sie darauf. Wählen Sie im angezeigten Menü die Option "Tafel erstellen" aus.
- Wählen Sie den Board-Typ aus Wählen Sie abhängig von den Zielen Ihres Projekts und den Besonderheiten Ihres Teams die Art des Boards aus. Jira bietet Ihnen verschiedene Optionen an, z. B. ein Scrum-Board oder ein Kanban-Board. Entscheiden Sie sich für die Auswahl und klicken Sie auf "Weiter".
- Passen Sie das Board an Auf der nächsten Seite können Sie die Einstellungen Ihres Boards anpassen. Geben Sie einen Namen, eine Beschreibung und Zugriffseinstellungen für den Befehl ein. Sie können auch Aufgabenfilter und Kategorien anpassen, um die Arbeit zu erleichtern. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
- Herzlichen Glückwunsch, Ihr Board ist erstellt! Nach dem Speichern der Einstellungen erstellt Jira ein Whiteboard für Ihr Projekt. Jetzt können Sie Aufgaben hinzufügen, sie in Spalten verschieben und den Fortschritt Ihrer Arbeit verfolgen. Die Whiteboard-Daten werden automatisch mit den Aufgaben im Jira-Projekt synchronisiert.
Nachdem Sie nun ein Board erstellt haben, können Sie mit dem Einrichten des Workflows beginnen, Status hinzufügen und Regeln für die Ausführung von Aufgaben im Projekt definieren.
Schritt 2: Erstellen von Workflows und Aufgaben in Jira
Führen Sie zum Erstellen eines neuen Workflows die folgenden Schritte aus:
1. Gehe zu den Projekteinstellungen:
Klicken Sie auf der Projektseite oben rechts auf das Symbol "Einstellungen" und wählen Sie dann "Projekt anpassen".
2. Zur Registerkarte "Workflows" wechseln:
Wählen Sie im linken Menü auf der Seite mit den Projekteinstellungen die Registerkarte Workflows aus.
3. Aufgabentyp auswählen:
Wählen Sie auf der Seite Workflows den Aufgabentyp aus, für den Sie einen neuen Workflow erstellen möchten. Wenn kein Aufgabentyp vorhanden ist, erstellen Sie ihn auf der Registerkarte "Problemtypen".
4. Neuen Workflow erstellen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Workflow hinzufügen" und geben Sie den Namen des neuen Workflows ein. Der Name sollte klar sein und den Zweck dieses Workflows beschreiben.
5. Schritte einrichten:
Beim Erstellen eines Workflows werden die Schritte festgelegt, die ein Benutzer durchlaufen muss, um eine Aufgabe abzuschließen. Die Schritte können einfach sein (z. B. "In Arbeit", "In der Prüfung") oder aus mehreren Teilschritten bestehen (z. B. "Entwickeln", "Testen", "Genehmigen").
6. Konfigurieren von Übergängen:
Sie müssen für jeden Schritt mögliche Übergänge konfigurieren. Die Übergänge bestimmen, welcher Schritt nach Abschluss des aktuellen Schritts als nächstes ausgeführt wird. Wenn Sie beispielsweise den Entwicklungsschritt abgeschlossen haben, können Sie zum Testschritt oder zum Genehmigungsschritt wechseln.
7. Anpassen von Bedingungen und Nachfunktionen:
Für jeden Übergang können Sie die Bedingungen festlegen, unter denen der Übergang verfügbar ist, oder die Nachfunktionen, die nach dem Übergang ausgeführt werden. Sie können beispielsweise eine Bedingung festlegen, dass der Schritt "Genehmigung" erst nach Abschluss des Schritts "Testen" verfügbar ist, und eine Postfunktion hinzufügen, die eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen sendet, wenn eine Aufgabe genehmigt werden muss.
8. Änderungen speichern:
Nachdem Sie den Workflow konfiguriert haben, müssen Sie alle Änderungen speichern.
Nachdem Sie den Workflow erstellt haben, können Sie mit dem Erstellen von Aufgaben in Jira beginnen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
1. Zur Projektseite wechseln:
Wählen Sie auf der Hauptseite von Jira das gewünschte Projekt aus, gehen Sie zu seiner Karteikarte und wählen Sie die Registerkarte "Aufgaben" aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufgabe erstellen".
2. Aufgabentyp auswählen:
Wählen Sie den Aufgabentyp aus der vordefinierten Liste im Workflow aus. Wenn der gewünschte Typ nicht vorhanden ist, erstellen Sie ihn in den Projekteinstellungen.
3. Aufgabeninformationen ausfüllen:
Füllen Sie die erforderlichen Informationen über die Aufgabe aus, z. B. Beschreibung, Fälligkeitsdaten, verantwortliche Personen und vieles mehr.
4. Aufgabe speichern:
Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Aufgabe zu erstellen.
Das Erstellen von Workflows und Aufgaben in Jira ermöglicht daher die Optimierung und Strukturierung des Workflows, wodurch die Teameffizienz verbessert und die Ausführung von Aufgaben optimiert wird.
Schritt 3: Konfigurieren von Status und Übergängen
Nachdem Sie einen Workflow in Jira erstellt haben, müssen Sie den Status und die Übergänge konfigurieren, die bei der Arbeit mit Aufgaben verwendet werden sollen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie diese Einstellung vornehmen.
1. Melden Sie sich im Jira-Projektarbeitsbereich an und öffnen Sie das Admin-Panel.
2. Suchen Sie die Registerkarte Status und wählen Sie sie aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Status hinzufügen", um einen neuen Status zu erstellen.
4. Geben Sie einen Statusnamen und eine Beschreibung ein und speichern Sie die Änderungen.
5. Wiederholen Sie die Schritte 3-4, um alle zusätzlichen Status zu erstellen, die Sie benötigen.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Übergänge und wählen Sie sie aus.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Übergang hinzufügen", um einen neuen Übergang zu erstellen.
8. Geben Sie einen Namen für den Übergang ein, wählen Sie den Start- und Endstatus aus und fügen Sie ggf. erforderliche Bedingungen oder Funktionen hinzu. Speichern Sie die Änderungen.
9. Wiederholen Sie die Schritte 7 bis 8, um alle zusätzlichen Übergänge zu erstellen, die Sie benötigen.
Ihr Workflow in Jira ist jetzt vollständig mit den ausgewählten Status und Übergängen konfiguriert. Sie können diese Einstellungen verwenden, um mit Aufgaben zu arbeiten und ihren Status während der Projektausführung zu verfolgen.
| Knopf | Handlung |
|---|---|
| Status hinzufügen | Erstellt einen neuen Status für die Verwendung im Workflow. |
| Übergang hinzufügen | Erstellt einen neuen Statusübergang für eine bestimmte Aktion oder Bedingung. |
Schritt 4: Zuweisen von Verantwortlichen und Timelines
Die folgenden Schritte sind für die Zuweisung von Verantwortlichen und Zeitleitern in Jira vorgesehen:
- Öffnen Sie das Projekt, in dem Sie den Workflow konfigurieren möchten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Verwaltung, und wechseln Sie zum Abschnitt Workflows.
- Suchen Sie den gewünschten Workflow und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
- Wählen Sie die Prozessstufe aus, für die Sie einen Verantwortlichen und eine Zeitleiste zuweisen möchten.
- Suchen Sie in der Tabelle "Beziehungen" nach dem Feld, das für den Verantwortlichen und die Zeitleiste verantwortlich ist.
- Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Namen des Verantwortlichen und das Datum ein, an dem die Phase abgeschlossen ist.
Danach wird einem bestimmten Verantwortlichen ein bestimmter Prozessschritt zugewiesen, und er hat das Datum, an dem die Phase abgeschlossen ist. Dadurch können alle Prozessteilnehmer sehen, wer für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist und wann sie abgeschlossen sein muss.
Denken Sie daran, bei Bedarf Änderungen am Workflow vorzunehmen, um Änderungen an der Zuweisung von Verantwortlichen und Zeitleisten widerzuspiegeln.
Jetzt wissen Sie, wie Sie Verantwortliche und Zeitleisten in Jira zuweisen und mit dem erstellten Workflow an Ihrem Projekt arbeiten.
Schritt 5: Automatische Aktionen und Benachrichtigungen einrichten
Nachdem Sie einen Workflow in Jira erstellt haben, können Sie automatische Aktionen und Benachrichtigungen einrichten, damit die Arbeit mit Aufgaben optimiert wird und die Teams immer über den aktuellen Status der Aufgaben informiert sind.
Um automatische Aktionen zu konfigurieren, müssen Sie die Bedingungen angeben, unter denen diese Aktionen ausgelöst werden sollen, und die spezifischen Aktionen definieren, die ausgeführt werden sollen.
Sie können beispielsweise festlegen, dass eine Aufgabe automatisch in den nächsten Workflowschritt verschoben wird, wenn alle vorherigen Schritte abgeschlossen sind. Sie können auch die automatische Zuweisung eines Verantwortlichen für eine Aufgabe basierend auf bestimmten Bedingungen konfigurieren.
Außerdem können Sie Benachrichtigungen so konfigurieren, dass Teammitglieder über wichtige Ereignisse benachrichtigt werden, z. B. wenn Sie eine Aufgabe einer Ausführung zuweisen, ihren Status ändern oder einen Kommentar ändern.
Das Einrichten von automatischen Aktionen und Benachrichtigungen ist ein wichtiger Teil des Prozesses zum Erstellen eines effektiven Workflows in Jira. Es ermöglicht Ihnen, Routinevorgänge zu automatisieren, die Teamarbeit zu optimieren und das Erreichen des Ergebnisses zu beschleunigen.
