Eines der wichtigsten Tools von Microsoft Office 2016 ist Excel, ein beliebtes Programm zum Arbeiten mit Tabellendaten. Normalerweise arbeiten Benutzer nur auf ihren Computern mit Excel-Dateien, aber manchmal müssen Sie eine Datei freigeben, damit mehrere Personen die Daten gleichzeitig anzeigen oder bearbeiten können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Excel-Datei in Office 2016 freigeben können.
In Office 2016 ist dazu eine SharePoint-Funktion verfügbar, mit der Sie Websites erstellen und mit ihnen arbeiten können. Mit SharePoint können Sie Dokumentbibliotheken, einschließlich Excel-Dateien, erstellen und mit anderen Benutzern teilen. Zuerst müssen Sie die Excel-Datei in SharePoint hochladen. Wählen Sie dann die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "In Excel öffnen". Sie können die Datei jetzt direkt im Browser bearbeiten oder in Excel auf Ihrem Computer öffnen.
Das Speichern und Bearbeiten einer Datei in SharePoint hat mehrere Vorteile. Erstens ist es für den allgemeinen Gebrauch verfügbar, so dass jeder die Daten anzeigen und bearbeiten kann. Zweitens werden Änderungen an der Datei verfolgt, sodass Sie das Datum und die Uhrzeit jeder Änderung sehen und bei Bedarf frühere Versionen der Datei wiederherstellen können. Drittens sind die Daten immer über die SharePoint-Webschnittstelle verfügbar, wenn der Computer ausfällt.
Wenn Sie eine Excel-Datei in Office 2016 freigeben möchten, versuchen Sie es mit SharePoint. Mit dieser Funktion können Sie Websites erstellen und Excel-Dateien auf diesen speichern, die Sie gemeinsam bearbeiten können. SharePoint bietet eine sichere und bequeme Speicherung von Daten sowie die Nachverfolgung von Änderungen und die Wiederherstellung früherer Versionen einer Datei. Sie sollten sich also keine Gedanken darüber machen, wie Sie eine Excel-Datei freigeben können - SharePoint hilft Ihnen dabei, dies schnell und einfach zu tun.
Freigeben von Inhalten
Wenn Sie mit einer Excel-Datei in Office 2016 arbeiten und diese freigeben möchten, können Sie dies auf verschiedene Arten tun.
Sie können die Datei zunächst in einen cloudbasierten Speicher wie OneDrive oder SharePoint hochladen. Danach können Sie die Datei mit anderen Benutzern teilen, indem Sie ihnen einen Link zur Datei geben oder sie zur Zusammenarbeit an der Datei einladen. Andere Benutzer können die Datei unabhängig von ihrer Office-Version öffnen und bearbeiten.
Wenn Sie eine Datei schreibgeschützt freigeben möchten, damit andere Benutzer den Inhalt nicht ändern können, können Sie die entsprechenden Berechtigungen festlegen, indem Sie diese beim Sharen der Datei angeben. So können Sie die Zugriffsebene für die Datei steuern und versehentliche oder unerwünschte Änderungen an den Daten verhindern.
Eine andere Möglichkeit, eine Excel-Datei freizugeben, kann die Verwendung des Collaboration-Tools in Office 2016 selbst sein. Dazu müssen Sie die Datei in Excel öffnen, dann den Abschnitt "Zusammenarbeiten" auswählen und die Benutzer hinzufügen, mit denen Sie an der Datei zusammenarbeiten möchten. Benutzer können gleichzeitig mit der Datei arbeiten, die von anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen sehen und am Kommentieren und Diskutieren des Inhalts der Datei teilnehmen.
Daher ist die Freigabe einer Excel-Datei in Office 2016 sowohl durch die Verwendung von Cloud-Speicher als auch durch die Verwendung von Collaboration-Tools innerhalb von Office selbst möglich. Die Wahl der Methode hängt von Ihren Vorlieben und Bedürfnissen ab.
Festlegen von Zugriffsberechtigungen
Sie können anderen Benutzern den Zugriff auf eine Excel-Datei in Office 2016 mithilfe von Zugriffsberechtigungen ermöglichen. Auf diese Weise können Sie steuern, wer eine Datei anzeigen und bearbeiten kann und welche Änderungen vorgenommen werden können.
Um Zugriffsberechtigungen festzulegen, öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie freigeben möchten, und führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie oben links im Programmfenster auf die Registerkarte "Datei".
- Wählen Sie im angezeigten Menü "Einstellungen" und klicken Sie auf "Freigeben".
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Personen hinzufügen" und geben Sie die E-Mail-Adressen oder Benutzernamen ein, denen Sie Zugriff auf die Datei gewähren möchten.
- Wählen Sie eine Zugriffsebene für jeden Benutzer aus, z. B. "Nur anzeigen" oder "Vollzugriff".
- Nachdem Sie die Auswahl von Benutzern und Zugriffsberechtigungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden".
Die Benutzer, denen Sie Zugriff gewährt haben, erhalten eine E-Mail, in der Sie aufgefordert werden, die Datei zu öffnen. Sie können die Datei entsprechend der von Ihnen festgelegten Zugriffsebene anzeigen und bearbeiten.
Wenn Sie Zugriffsberechtigungen ändern oder entfernen möchten, können Sie dies tun, indem Sie das Menü "Freigeben" erneut öffnen und die erforderlichen Änderungen vornehmen.
Anmerkung: Beachten Sie beim Festlegen von Zugriffsberechtigungen die Sicherheit und die allgemeinen Zugriffsrichtlinien in Ihrer Organisation. Stellen Sie sicher, dass nur Benutzer, die Zugriff haben, die Möglichkeit haben, die Datei anzuzeigen und zu bearbeiten.
Lese- und Schreibzugriff gewähren
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Excel-Datei in Office 2016 mit Lese- und Schreibzugriff freizugeben:
- Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie öffentlich machen möchten.
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Registerkarte Datei.
- Wählen Sie im Menü "Optionen" und klicken Sie dann auf die Registerkarte "Speichern".
- Aktivieren Sie im Abschnitt "Verfügbarkeit" das Kontrollkästchen neben der Option "Freigeben".
- Wählen Sie den Zugriffstyp aus, den Sie gewähren möchten. Zum Beispiel "Schreibgeschützt" oder "Vollzugriff".
- Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen zu speichern.
Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, steht die Excel-Datei zum gemeinsamen Lesen und Schreiben zur Verfügung. Beachten Sie, dass andere Benutzer die entsprechenden Berechtigungen auf Dateiebene besitzen und die Datei über das Netzwerk oder den Exchange-Dienst freigeben müssen, um eine Datei bearbeiten zu können.
| Zugriffstyp | Die Beschreibung |
|---|---|
| Nur lesen | Benutzer können den Inhalt der Datei anzeigen, können jedoch keine Änderungen vornehmen. |
| Vollzugriff | Benutzer können den Inhalt der Datei anzeigen und ändern. |
Beachten Sie, dass beim Öffnen einer Datei im Freigabemodus die Datei möglicherweise für die Bearbeitung durch andere Benutzer gesperrt wird. Wenn Sie eine Datei gleichzeitig mit anderen Benutzern bearbeiten möchten, empfiehlt es sich, die Zusammenarbeit in Echtzeit über OneDrive oder SharePoint zu verwenden.
Freigabeverwaltung
In Office 2016 können Benutzer die Freigabe von Excel-Dateien problemlos verwalten. Hier sind einige Möglichkeiten zum Konfigurieren und Steuern des Dateizugriffs:
1. Festlegen von Zugriffsberechtigungen
Wenn Sie eine Datei in Excel 2016 öffnen, kann der Benutzer Zugriffsberechtigungen für andere Benutzer festlegen. Klicken Sie dazu im oberen Bereich auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie "Informationen". Wählen Sie dann "Dokument schützen" und "Zugriffsberechtigungen definieren" aus. Hier können Sie auswählen, wer die Datei bearbeiten darf und wer sie nur anzeigen darf.
2. Hinzufügen von Benutzern
Um anderen Benutzern den Zugriff auf eine Excel-Datei zu ermöglichen, klicken Sie im oberen Bereich auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie "Informationen". Wählen Sie dann "Dokument schützen" und "Benutzer hinzufügen" aus. Hier können Sie die E-Mail-Adressen oder Namen der Benutzer angeben, denen Sie Zugriff auf die Datei gewähren möchten.
3. Löschen von Benutzern
Wenn Sie den Zugriff auf eine Datei für einen bestimmten Benutzer widerrufen möchten, können Sie die Funktion "Dokument schützen" und "Benutzer löschen" verwenden. Wählen Sie einfach einen Benutzer aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen".
4. Aktivität anzeigen
Excel 2016 bietet auch eine Aktivitätsansichtsfunktion, mit der Sie Informationen darüber sehen können, wer die Datei geöffnet und bearbeitet hat. Gehen Sie dazu zum Tab "Datei" und wählen Sie "Informationen". Wählen Sie dann Aktivität anzeigen aus. Hier sehen Sie eine Liste der Benutzer, die mit der Datei gearbeitet haben, sowie die Uhrzeit und das Datum ihrer Aktionen.
Mit diesen Freigabeverwaltungsfunktionen in Excel 2016 können Benutzer problemlos an Dateien zusammenarbeiten und den Zugriff darauf steuern.
