In jeder Organisation ist es früher oder später notwendig, einen Fall in ein Archiv zu schreiben. Natürlich spielt die korrekte Gestaltung von Dokumenten eine wichtige Rolle beim weiteren Zugriff auf Informationen. Die Regeln und Verfahren für die Registrierung können in verschiedenen Organisationen variieren und hängen von den Besonderheiten der Arbeit ab. Aber es gibt grundlegende Prinzipien und Beispieldokumente, die Ihnen helfen, dies so effizient und ordentlich wie möglich zu tun.
Bevor Sie den Fall in ein Archiv übertragen, müssen Sie eine Vorsortierung durchführen und eine Liste von Dokumenten erstellen, die nicht zerstört werden können und aufbewahrt werden müssen. Zu diesen Dokumenten können grundlegende Verträge, Urkunden, Finanzberichte, Briefe und Protokolle gehören. Andere Dokumente, die keinen rechtlichen oder finanziellen Wert haben, können unter Einhaltung der internen Regeln der Organisation zerstört werden.
Auf bestimmte Weise gestaltete und vorbereitete Dokumente werden dazu beitragen, die Chronologie der Ereignisse beizubehalten und sicherzustellen, dass sie in Zukunft verfügbar sind. Die Organisation von Fällen im Archiv kann nach Kriterien wie Thematik und Aufbewahrungsdauer durchgeführt werden. Eine gängige Methode zur Organisation von Fällen ist die alphabetische Reihenfolge, wenn sie alphabetisch angeordnet sind. Dazu können Sie alphabetische Trennzeichen oder Beschriftungen für jedes Dokument verwenden.
Wie man einen Fall richtig im Archiv ausstellt: die Hauptschritte und notwendigen Dokumente
1. Sortierung
Vor der Erledigung des Falls im Archiv ist es notwendig, alle Dokumente sorgfältig zu sortieren. Sie müssen die Dokumente in Kategorien aufteilen, ihre Bedeutung und ihre Chronologie bestimmen. Dieser Ansatz hilft dann, die benötigten Dokumente schneller zu finden.
2. Inventur
Nach dem Sortieren sollten alle Dokumente inventarisiert werden. Erstellen Sie eine Liste, die Informationen zu jedem Dokument enthält: Datum, Name, Nummer, Autor, Empfänger und andere wesentliche Daten. Diese Liste wird ein Leitfaden für die Archivierung des Falles sein.
3. Ordnerdekoration oder Schachteln
Jeder Fall muss in einem separaten Ordner oder Karton verpackt sein. Jeder Ordner oder jede Box sollte mit einer kurzen Beschreibung des Inhalts versehen sein. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell die richtigen Fälle zu finden und ihren Verlust zu verhindern. Es wird auch empfohlen, Ordner oder Boxen zur Vereinfachung zu nummerieren.
4. Ausfüllen des Überweisungsakts
Bevor Sie den Fall an das Archiv senden, müssen Sie den Akt der Übertragung ausfüllen. Es enthält alle Dokumente, die in diesem Fall enthalten sind, und ihre kurze Beschreibung. Auch im Übertragungs-Akt können Anforderungen für die Dauer der Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten angegeben werden.
5. Archivieren
Der ausgestellte Fall sollte zusammen mit dem Akt der Übertragung dem Archiv übermittelt werden. Wenden Sie sich dazu an die Archiveinrichtung, in der sie aufbewahrt wird. Stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung und klären Sie die Anforderungen und Regeln der Archivanstalt für die Aufnahme und Aufbewahrung von Fällen.
6. Tracking
Nach der Übertragung des Falles in das Archiv ist es notwendig, ihn zu verfolgen und zu überwachen. Schreiben Sie die Überweisungsdaten, das Datum, die Beschreibung des Falles und die Aufbewahrungsfristen in ein separates Journal oder Tabellenkalkulationsprogramm auf. Diese Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, schnell die richtigen Fälle zu finden und veraltete Dokumente rechtzeitig zu löschen.
Wenn Sie diese grundlegenden Schritte befolgen und die Akten richtig archivieren, können Sie sie bequem aufbewahren, schnell zugreifen und den Verlust oder die Beschädigung wichtiger Dokumente verhindern.
Vorbereitung der Dokumentation für die Archivierung
1. Sortieren und Indizieren.
Bevor Sie Dokumente archivieren können, müssen Sie sie sortieren und indizieren. Dies ermöglicht es Ihnen, in Zukunft schnell die benötigten Dokumente zu finden und die Arbeit mit Archivmaterial zu vereinfachen.
Beispiel: Sortieren Sie die Dokumente nach Datum oder Ereignis und weisen Sie ihnen dann eindeutige Nummern zu, die im Index aufgeführt werden.
2. Kopien vorbereiten.
Es wird empfohlen, Kopien der Dokumente für die Archivierung zu erstellen. Dadurch werden die Originale erhalten und der Zugriff auf die Informationen gewährleistet, ohne sie zu verlieren. Überprüfen Sie die Qualität der Kopien und stellen Sie sicher, dass sie lesbar sind.
Beispiel: Erstellen Sie je nach Dokumentation Farb- oder Schwarzweißkopien.
3. Die Erledigung der Ordner und der Schachteln.
Um Dokumente einfach zu speichern und zu finden, sollten Sie jede Dokumentgruppe in separaten Ordnern oder Schachteln aufbewahren. Jeder Ordner enthält kurze Informationen zu den gespeicherten Dokumenten.
Ein Beispiel: Schreiben Sie den Projektnamen oder den Betreff der Dokumente sowie den Datumsbereich auf jeden Ordner.
4. Ausfüllen des Empfangs- und Übertragungsurkunde.
Vor der Übergabe der Dokumente an das Archiv ist es notwendig, den Akt der Annahme und Übergabe auszufüllen. Die Urkunde gibt die vollständigen Informationen über die übermittelten Dokumente an, und beide Parteien bestätigen ihre Zustimmung zur Übermittlung und Annahme der Unterlagen.
Ein Beispiel: Füllen Sie den Akt der Übermittlung aus und geben Sie alle Dokumente, ihre Anzahl und ihren Status an, sowie unterschreiben Sie die Urkunde von einem Archivmitarbeiter und einer verantwortlichen Person Ihrer Organisation.
Wenn Sie die oben genannten Empfehlungen befolgen, können Sie die Dokumentation vor der Archivierung ordnungsgemäß erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente in Zukunft sicher und zugänglich sind und die Verwendung und Suche erleichtert werden.
Regeln für die Archivierung des Falles: Beispieldokumente
Die Organisation und die ordnungsgemäße Erledigung der Akten im Archiv ist für die Sicherheit und Bequemlichkeit der Arbeit mit der Dokumentation unerlässlich. In diesem Abschnitt werden Beispieldokumente für die ordnungsgemäße Erledigung des Falles im Archiv vorgestellt.
1. Titelblatt
Das Deckblatt ist das erste Blatt des Falles und enthält grundlegende Informationen darüber. Der Titel des Deckblattes enthält den Namen der Organisation, den Namen des Auftrags, die Nummer des Auftrags und das Erstellungsdatum. Ein Beispiel für ein Deckblatt sieht folgendermaßen aus:
Titelblatt des Falles
Geschäftszahl: ______
Erstellungsdatum: ______
2. Fallbuchhaltung
Das Fallbuch ist das Hauptdokument, das verwendet wird, um den Prozess der Übertragung von Fällen in ein Archiv aufzuzeichnen, zu verfolgen und zu überwachen. Das Fallbuchprotokoll kann die folgende Struktur aufweisen:
/ Nummer des Falles | Name des Falles | Datum der Archivierung / Notizen |
3. Protokoll der Übergabe-Annahme von Fällen
Das Protokoll der Übergabe und Abnahme von Fällen wird verwendet, um die Übergabe von Fällen an das Archiv zu bestätigen. Ein Beispiel für ein Abnahmeprotokoll kann wie folgt aussehen:
Protokoll der Übergabe-Annahme von Fällen im Archiv
/ Datum | Fallnummer | Fallname | Notizen |
4. Rechnung zum Verschieben von Fällen
Mit der Aufgabenverschiebungsrechnung können Sie Aufgaben vom aktuellen Speicherort zum Archiv und zurück verschieben. Ein Beispiel für eine Rechnung zum Verschieben von Fällen kann wie folgt aussehen:
Rechnung zum Verschieben von Fällen
/ Datum | Fallnummer | Fallname | Richtung |
Die Einhaltung der Regeln für die Erledigung von Fällen im Archiv sowie die Verwendung von Beispieldokumenten wird dazu beitragen, die einfache Arbeit mit dem Archiv und die Sicherheit der Dokumentation zu gewährleisten.
Aufbewahrung von Dokumenten im Archiv: grundlegende Anforderungen und Empfehlungen
Zu den grundlegenden Anforderungen und Empfehlungen, die bei der Archivierung des Falles berücksichtigt werden sollten, gehören:
- Nummerierte Dokumentenliste: Jedes Dokument muss nummeriert und mit dem Namen, dem Erstellungsdatum und anderen erforderlichen Informationen in eine Liste eingetragen sein.
- Ordnungsmäßigkeit: die Dokumente müssen nacheinander im Archiv gespeichert werden, in der Reihenfolge ihrer Erstellung oder nach bestimmten Sortierkriterien (z. B. alphabetisch, nach Thema usw.).
- Kennzeichnung: Jedes Dokument muss mit einer eindeutigen Kennzeichnung versehen sein, die es leicht zu identifizieren und schnell im Archiv zu finden ist.
- Benutzerfreundlichkeit: Archivschränke und -regale sollten benutzerfreundlich sein und einen schnellen und bequemen Zugriff auf Dokumente ermöglichen.
- Unversehrtheit: der Archivspeicher muss bestimmte Bedingungen für die Sicherheit von Dokumenten haben, wie z. B. Schutz vor Feuchtigkeit, Staub, Feuer und muss vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
- Systematisierung und Kategorisierung: dokumente müssen nach bestimmten Kriterien organisiert und kategorisiert werden, um ihre Suche und Verwendung zu erleichtern.
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Der Inhalt des Archivs sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Platz für neue Dokumente freizugeben und veraltete Dokumente zu entfernen.
Diese Anforderungen und Empfehlungen werden dazu beitragen, die Aufbewahrung von Dokumenten im Archiv besser organisiert, geordnet und benutzerfreundlicher zu gestalten. Die sorgfältige Behandlung von Papieren und die Einhaltung aller genannten Anforderungen gewährleisten die sichere und langfristige Sicherheit Ihrer Dokumente.
